COMUNICAREA IN AFACERI
Comunicarea este o caracteristica fundamentala a existentei.
Toate functiile manageriale sunt realizate cu ajutorul comunicarii, ca
un proces de intelegere intre oameni cu ajutorul transferului de
informatie.
De aici rezulta cele trei aspecte semnificative ale comunicarii:
* IDEE: adica ideea care trebuie transmisa receptorului.
* EMITATOR- RECEPTOR: comunicarea implica prezenta a cel putin doua
persoane fara de care nu are sens.
* CUVANT-INTELEGERE: utilizare cuvintelor astfel incat sa fie inteles
de catre participantii la procesul comunicarii.
CARACTERISTICILE UNUI PROCES DE COMUNICARE
Procesul de comunicare cuprinde urmatoarele elemente:
1. Emitatorul
2. Mesajul
3. Mijlocul de comunicare
4. Linbajul comunicarii
5. Receptorul
6. Contextul
1. EMITATORUL este initatorul comunicarii, cel care elaboreaza
mesajul. El alege mijlocul de comunicare si limbajul astfel incat
receptorul sa-i inteleaga masajul formulat. Emitatorul are dreptul
de a alege receptorul cu care doreste sa comunice.
2. MESAJUL este forma fizica in care emitatorul codifica informatia,
poate fi un ordin, o idee, un gand. Mesajul are ca obiectiv
informarea, convingerea, impresionarea, amuzarea, obtinerea unui
actiuni.
Mesajul este supus unui proces de codificare si decodificare dintre
cele doua persoane, emitatorul codifica mesajul trimis iar receptorul
decodifica mesajul primit. Mesajul este elementul care contine
simbolurile verbale si non-verbale are un "text" - care este vizibila
si are "muzica" - care poate contine o amenintare nedorita.
Exemplu: "Te rog sa treci pe la mine cand te intorci!"
3. MIJLOCUL DE COMUNICARE sau canalul de comunicare este drumul
parcurs de mesaj dinspre emitator spre receptor.
Poate fi formal -comunicare ce urmeaza structura ierarhica a
organizatiei si informal - cand comunicarea provine din interactiunile
sociale si legaturile informate din cadrul organizatiei. Aceaste din
urma poate imbraca forme : idei, opinii, zvonuri.
Mijlocul de comunicare cuprinde discutia de la om la om corespondenta
oficiala,sedinte,telefon ,fax,internet.
4. LIMBAJUL DE COMUNICARE poate fi:
# verbal -cu cuvinte,
# non-verbal prin limbajul corpului, timpului, spatiului, lucrurilor,
imbracamintelor
# paraverbal-prin folosire tonalitatii,accentuarii,ritmului de vorbire
5. RECEPTORUL este persoane care primeste mesajul ,dar ascultarea
mesajului este la fel de important ca si transmiterea ei.
6. CONTEXTUL este foarte important pentru ca aceleasi cuvinte vor suna
altfel intr-un birou decat pe strada.Orice comunicare are contextul
lui.
RELATIA EMITATOR-RECEPTOR IN COMUNICAREA MANAGERIALA
Comunicarea manageriala implica doi parteneri: managerul si
subordonatul sau colaboratorul acestuia. Ambii parteneri pot fi
emitatori sau receptori si urmaresc in egala masura ca prin comunicare
sa se faciliteze atingerea obiectivelor stabilite. Personalitatea
managerului inhiba in multe cazuri comunicarea dintre cei doi
parteneri. Este important sa se determine ce rol joaca fiecare in
procesul de comunicare, care sunt obligatiile care le revin.
Managerul, prin pozitia pe care o are, exercita o putere si o
influenta considerabila asupra interlocutorului. Pentru unii dintre
angajati conducatorul este primul reprezentant al autoritatii, o
persoana inteleapta care indruma, protejeaza, sustine, da sfaturi.
Acest "transfer de sentimente", de obicei inconstient, explica de ce
conducatorul constituie un "model" caruia i-se atribuie imaginea de
"tata" pe care nu le are intotdeauna cu adevarat. Comunicarea
manageriala este puternic influentata de relatia manager-subordonat si
genereaza adesea la cel din urma o atitudine "ambivalenta" -atat
pozitiva cat si negativa. Managerul, in calitate de emitator , trebuie
sa-si dea seama ca influenta pe care o exercita asupra receptorilor
poate fi foarte puternica si ca exersand aceasta influenta ia asupra
sa o responsabilitate morala considerabila.
Un specific aparte il prezinta reletia emitator-receptor in cadrul
comunicarii dintre conducatori. Dificultatea transmiterii mesajelor si
informatiilor este cunoscuta in practica de catre cadrele de
conducere, de pe nivel mediu si inferior, care constituie veriga de
legatura dintre cei care raspund de activitatea organizatiei si
executanti. Pozitia managerilor de mijloc ar trebui considerat ca un
fel de brat prelungit al directorului, nu este comoda: ei sunt
confruntanti cu muneroase greutati care, de multe ori, nu sunt bine
cunoscute nici de subordonati, nici de sefii directi. Dupa conceptia
conducerii de varf, cadrul mediu de conducere face parte din randul
subordonatiilor iar dupa opinia executantilor este detinatorul puterii
de comanda.
Managerii de mijloc ar trebui sa fie in masura sa transmita ascendent,
descendent sau orizontal, datele importante deoarece au sarcina sa
consilieze pe unii si sa conduca pe ceilalti.
In aceaste treapta ierarhica nevoia de informare si comunicare este
deosebit de puternica. Pentru a satisface aceasta nevoie conducere de
varf trebuie si includa in procesul de comunicare si informare si
managerii de mijloc. O asemenea comunicare asigura un sentimant de
siguranta si autoincredere, iar managerii de mijloc vad in acseata o
dovada a recunoasterii realizarlor lor.
OBIECTIVELE COMUNICARII MANAGERIALE sunt :
1. receptarea corecta a mesajului
2. intelegerea corecta a mesajului
3. acceptarea masajului
4. provocarea unei reactii (o schimbare de comportament sau de
atitudine)
FUNCTIILE COMUNICARII MANAGERIALE
Indeferent de sistem social, intr-o organizatie comunicarea
indeplineste opt functii: informarea, socializarea, motivatia,
dialogul, educatia, promovarea culturii distractia, integrarea.
Functiile comunicarii manageriale sunt:
1. INFORMAREA
* asigurerea accesului la infomatii
* furnizarea informatiilor necesare desfasurarii unei activitati care
sa permita realizarea obiectivelor
* furnizarea informatiilor nesesare implementarii deciziilor
2. TRANSMITEREA DECIZIILOR
* comunicarea operativa a deciziilor
* crearea unui climat care sa stimuleze asumarea responsabilitatii
pentru indeplinirea deciziei
3. INFLUENTAREA RECEPTORULUI
* organizarea de dialoguri cu angajatii cu asigurarea de feedback
* stimularea comunicarii dintre angajati
* impulsionarea initiativei si creativitatii
4. INSTRUIREA ANGAJATIILOT
* tranmiterea cunostintetelor necesare perfectionarii prgatirii
profesionale, dezvoltarii spirituale
* dobandire aptitudinilor si competentelor necesare exercitarii
profesiei
* amplificarea capacitatii de a percepe si interpreta fenimenele,de a
aborda si solutiona eficint problemele
5. CREREA DE IMAGINE
* asigurerea informatiilor necesare crearii de imagene personala si
organizationala
* formarea unei cunostinte de arartenenta la organizatie
6. MOTIVAREA ANGAJATIILOR
* furnizare informatiilor menite sa consolideze interesul si
participarea angajatilor la realizarea sarcinilor
* recunoasterea realizarilor performante
* evaluarea corecta a angajatilor
intretinerea unui climat favorabil de munca
* stimularea increderii in sine
* cresterea raspunderii personale
7. PROMOVAREA CULTURII ORGANIZATIONALE
* tranmiterea elemntelor culturii organizationale (sloganuri, norme,
sisteme de valori)
* largirea orizontului cultural al angajatiilor
* dezvoltarea imaginatiei si creativitatii
* stimularea nevoilor etice si estetice
Functia de baza a comunicarii manageriale este INFORMAREA.
Conducerea organizatiei primeste si selecteaza informatiile primite de
la surse numeroase, pe care le interpreteaza si le transforma in
indrumari sau decizii si le transmite mai departe.
Managerii trebuie sa controleze calitatea cailor de comunicare si sa
verifice raspunsurile si reactiile la mesajele trimise
Procesul de comunicare manageriala este un proces decizional
Proces decizional
Comunicare
Etape
caracteristici
Etape
caracteristici
Pregatirea deciziei
Analiza situatiei
Stabilire obiectivelor
Culegere informatiei
Pregatirea comunicarii
Alegerea formei de comunicare
Stabilirea scopului comunicarii
Stabilirea locului si momentului comunicarii
Cunoasterea receptorilor
Luarea deciziei
Eleborarea unor variante de decizii
Analiza avantajelor si dezavantajelor
Alegerea variantei optime
Comunicarea mesajului
Formulare de masaje concise si la obiect
Urmarirea indicilor din care sa rezulte daca este inteles
Utilizare a cu gija a limbajului non-verbal si folosire vocii in mod
corespunzator
Implementarea si controlul aplicarii
Aplicarea deciziei
Controlul aplicarii
Corectia necesara
Contrulul intelegerii mesajului
Realizare de feedback
Functiile comunicarii manageriale trebuie privite si intelese in
unitataea si interconditionare lor, astefel dupa graficul urmator
mediul, sistemul managerial si sistemul operational au legatura
constransa intre ele.
Interconditionarea functiilor comunicarii manageriale
0x08 graphic
0x08 graphic
ETICA IN COMUNICAREA MANAGERIALA
Principiul de baza al eticii in comunicare este de a trata
subordonatii ca oameni,deci ca fiinte rationale, libere, constiente,
stapane pe viata lor, resonsabile de sarcinile pe care si le-au
asumat. Factorii care determina o comunicare manageriala etica sunt:
reglementarile guvernamentale, codurile de etica, regulamentele
organizatiei si carasteristicile individului.
Factorii care influenteaza caracterul etic al comunicarii manageriale
sunt:
* calitatiile pozitive ale individului ce comunica cum ar fi:
credibilitetea, integritatea, loialitatea si respectul fata de om
* respectarea sarcinilor si promisiunilor asumate
* exemplul personal al conducerii de varf
* corectitudinea informatiilor
* prejudecati
* tensiuni fizice si psihologice
COMUNICAREA VERBALA
Comunicarea verbala este folosita in viata de zi cu zi dar si in
relatiile interumne din cadrul unei organizatii.
Comunicarea verbala trebuie tratata ca o parte integrata a
responsabilitatii fiecarei persoane fata de cei din jur.
PRINCIPII PENTRU CRESTERE EFICINTEI COMUNICARII VERBALE
1. Orice individ trebuie sa fie pregatit atat pentu rolul de emitator
cat si pentru cel de receptor, adica emitatorul are in vedere:
* pregetirea atenta a mesajului
* folosirea unei tonalitati adecvate a vocii
practicarea uniu debit adecvat de 5 - 6 silabe / secunda , cu interval
de separatie de 0,5 secunde intre cuvintele cheie
* verificarea intelegerii mesajului
Pregetirea receptorului consta in faptul:
* sa cunoasca ce doreste emitatorul de la el
* sa identifice partile utile din mesaj pe care sa le retina
* sa cunoasca credibilitetea emitatorului
2. Orice receptor trebuie sa se autoeduce pentru a putea "asculta
activ"
ceea ce inseamna :
* crearea inei stari de spirit favorabila ascultarii
* participarea la discutie
* concentrarea atentiei asupra esentialului
* ascultare inteligenta in sensul acordarii atentiei asupra pronuntiei
timbrului vocii, gesturilor
3. Purtarea prietenoasa
De obicei oamenii cand vin in contact cu altii iau o figura serioasa,
oficiala care provoaca o impresie rece. Sunt rezervati in discutie de
aceea este greu sa comunici cu ei.
Oamenii care zambesc de la prima intalnire si se poarta atat de
prietenos incat discutia se desfasoara de la sine.
Retete unei cumunicari eficinte poate fi zimbet, ton prietenesc,
ascultare atenta, privit in ochii interlocutorului
"Un suras nu costa nimic dar infaptuieste mult" - spune un proverb
chinezesc.
Managerii din varful piramidei au de obicei o figura serioasa.
COMUNICAREA DE LA OM LA OM
Dialogul este o discutie planificata si controlata intre doua sau mai
multe persoane, care are un anumti scop: transmiterea unor informatii,
rezolvarea unor probleme, obtinerea de noi informatii.
Regulile unei comunicari eficiente sunt:
* orientare pozitiva a comunicarii (pe fapte placute, stimulative)
* comunicarea trebuie sa fie bilaterala(permite schimbul de mesaje,
punere de intrebari)
* comunicarea sa fie securizata (nu un prilej de abuz afectiv,
emotional al unui asupra celorlalti)
* concordanta comunicarii verbale cu cea mimico-gesturala
* evitarea ambiguitatilor (subintelegerilor, incertitudinilor)
* evitarea suprapunerilor mesajelor (interventia pesate cuvantul
celuilalt)
* constituirea de mesaje clare, concise (exprimate cu cuvinte si
expresii uzuale)
FORME ALE COMUNICARII VERBALE
Comunicarea verbala se poate realiza sub mai multe forme:
* Alocutiunea: scurta cuvantare ocazionala cu o incarcarura afectiva
mare avand o structura simpla - importanta evenimentului, impresii,
sentimente, urari, felicitari.
* Toastul: foarte scurta cuvantare ocazionala in forma spontana si cu
incarcare afectiva foarte mare. EX: Pentru o seara deosebita si pentru
tine in mod deosebit.
Sam Iun 07, 2008 5:09 pm
:D:D:D mf 
